Inleiding

De deelname aan een openbare aanbesteding gaat vaak gepaard met heel wat voorbereidend studiewerk, waardoor de uiteindelijke ondertekening van de offerte vaak slechts een laatste formaliteit lijkt. Het tegendeel is waar: de ondertekening is immers aan enkele strenge vormvereisten onderworpen welke bij schending onvermijdelijk leiden tot de nietigheid van de offerte. Bovendien hanteert de Raad van State een afwijkende interpretatie van het begrip ‘dagelijks bestuur’, zodat de grootste voorzichtigheid geboden is. Wij vatten de belangrijkste aandachtspunten voor u samen.

1. Onderteken de offerte

De inschrijver bij een overheidsopdracht dient er over te waken dat de ingediende offerte ondertekend is. Het gaat hierbij om een substantiële vormvereiste die raakt aan de gelijkheid van de inschrijvers. De niet naleving van deze vormvereiste leidt dan ook tot nietigheid van de offerte wegens substantiële onregelmatigheid. Deze kan achteraf niet geregulariseerd worden.

Alvorens tot ondertekening van de offerte over te gaan, zal de inschrijver er rekening mee houden dat de Raad van State in het overheidsopdrachtenrecht een andere interpretatie geeft aan het begrip ‘daad van dagelijks bestuur’ dan zoals gangbaar onder het vennootschapsrecht. Immers beschouwt de Raad het ondertekenen van een offerte niet als een daad van dagelijks bestuur.

2. Controleer de bevoegdheid van de ondertekenaar

De ondertekening van de offerte dient eveneens te gebeuren door een bevoegd persoon. De Raad van State stelt immers de niet-ondertekening van de offerte gelijk aan de ondertekening van de offerte door een niet-bevoegd persoon, zodat de sanctie dezelfde is, namelijk de nietigheid van de offerte.

In de eerste plaats kan de ondertekening gebeuren door het orgaan dat de vennootschap in rechte kan verbinden of de persoon die naar de statuten of de wet beschikt over bevoegdheid om de vennootschap te vertegenwoordigen in uitvoering van het bevoegde orgaan. Voor de NV is dit in principe de Raad van Bestuur, doch de statuten van de vennootschap kunnen eveneens voorzien in een zogenaamde één- of meerhandtekeningsclausule, die één of meer bestuurders de bevoegdheid verlenen om de vennootschap te vertegenwoordigen.

Vermits het niet gaat om een daad van dagelijks bestuur, zal de ondertekening van de offerte dienen te gebeuren door de voltallige raad van bestuur of door de houder van een één- of meer handtekeningsclausule.

In de tweede plaats kan de ondertekening ook gebeuren door een bijzonder gevolmachtigde. Het kan hierbij gaan om een bestuurder, een personeelslid of zelfs een derde die hiertoe expliciet en bijzonder gemachtigd werd door het bevoegde orgaan. Er dient hierbij over gewaakt te worden dat de volmacht voldoende precies omschreven is en dat deze bovendien verbonden is aan de tijdelijkheid van een mandaat of aanstelling. Een algemene delegatie van bevoegdheden is niet toegestaan.

3. Vermeld de correcte hoedanigheid van de ondertekenaar

Het belang van de ondertekening door een bevoegd persoon kan niet onderschat worden. De ondertekenaar zal er dan ook eveneens over waken dat de ondertekende offerte de juiste hoedanigheid van de ondertekenaar vermeldt.

Zo zal de gedelegeerd bestuurder van de vennootschap dienen te ondertekenen als “bijzonder gevolmachtigde” en niet als “gedelegeerd bestuurder”, nu de ondertekening van de offerte zijn gebruikelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid (dagelijks bestuur) overschrijdt. De correcte hoedanigheid dient bij ondertekening te worden vermeld. Hetzelfde geldt in geval van een ondertekening door een directeur, gelast met dagelijks bestuur.

Het verdient de aanbeveling dit procedé niet enkel te hanteren in het kader van een aanbesteding of offerteaanvraag, doch eveneens in het kader van de minder formalistische onderhandelingsprocedure en de concurrentiedialoog.

4. Voeg de vereiste stukken bij de offerte

Niet-naleving van de voornoemde vormvereisten kan achteraf niet worden rechtgezet. Zo ook kan een bijzondere volmacht niet achteraf met terugwerkende kracht worden verleend en dient deze dus beschikbaar te zijn op het moment van ondertekening.

Teneinde onduidelijkheid nopens de ondertekeningsbevoegdheid te vermijden, dient de inschrijver bij de ondertekende offerte de nodige stukken te voegen waaruit deze bevoegdheid blijkt, ongeacht of het nu gaat om een orgaan van de vennootschap of de houder van een bijzondere volmacht.

Het gaat hierbij meer bepaald om de statuten van de vennootschap, de benoemingsbeslissing van de ondertekenaar en de bijzondere volmacht, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Ook hier wordt aangeraden om deze handelswijze aan te houden in het kader van de onderhandelingsprocedure en de concurrentiedialoog.

5. Besluit

Eenmaal de offerte inhoudelijk ‘rond’ is, dient de inschrijver dan ook de grootste aandacht te hebben voor de vormvereisten ervan. De offerte dient te worden ondertekend door de daartoe bevoegde personen, dient de correcte hoedanigheden te vermelden en zal bovendien de vereiste stukken bevatten om verificatie mogelijk te maken. De regelmatige doorlichting van uw vennootschap (“corporate housekeeping”) is dan ook ten zeerste aan te bevelen.

Johan BOSSCHAERTS

 

---

Copyright © 2016 Mattijs Voet & Co Overname zonder schriftelijke toestemming is verboden
Disclaimer Deze gratis nieuwsbrief is bedoeld als bron van informatie. De nieuwsbrief beoogt op geen enkele wijze de volledigheid en kan niet worden gelezen of gebruikt als advies. Hoewel de auteurs de grootste zorg besteden aan hun teksten, kan op geen enkele wijze enige aansprakelijkheid voortvloeien uit de inhoud van de nieuwsbrief.